Vacataire Standard

Pour agent administratif / agent d’accueil les missions sont :

Au Standard :

• Prendre en charge rapidement tous les appels téléphoniques (Pas plus de 3 sonneries)

• Commencer les appels par une formule de politesse

• Accueillir, renseigner et orienter les appels externes et internes à l’hôpital

• Assurer le transfert des appels vers les services concernés

• Apporter une solution quel que soit la nature des demandes exprimées

• Conclure les appels par une formule de politesse

Porterie :

• Gestion des fax arrivés : classement par priorité et signalement des sujets urgents aux cadres ou administrateurs de garde et renvoi des documents non urgent par courrier interne

• Prendre en charge rapidement tous les appels téléphoniques (Pas plus de 3 sonneries)

• Commencer les appels par une formule de politesse

• Assurer le transfert des appels vers les services concernés

• Apporter une solution quel que soit la nature des demandes exprimées

• Conclure les appels par une formule de politesse

• Participation aux opérations de relation publique

• Collaboration aux tâches de secrétariat et de porterie :  gestion des accès barrières et parking avec interphone

A l’accueil :

• Être présent derrière la banque d’accueil

• Renseigner aux patients et visiteurs

• Facilité l’enregistrement du patient (Remettre un ticket de file d’attente pour les consultants, informer sur le fonctionnement des consultations…)

• Informer sur le fonctionnement de l’hôpital en remettant si nécessaire les documents adéquats

• Rechercher les correspondants en assurant la qualité du transfert tant auprès du service que du patient (pour les patients hospitalisés comme pour le personnel de l’établissement)

• Veillez à la bonne tenue du hall d’accueil (propreté, ambiance, gestion des conflits…) y compris des zones proches

• Accompagner les clients en difficultés (mobilité réduite, aveugle…)

Agents aux horaires : travail la semaine et week-end, possibilité de nuit 

Base hebdo :32.30h (nuit) / 37.30h (jour)

Base journalière :10H00 (nuit) / 07H30 (jour)

Amplitude journalière : 06H00-20H00 (nuit) / 20H00-06H00 (jour)

Savoir- être :

• Avoir l’esprit d’équipe, savoir faire preuve d’entraide et de collaboration entre les services supports

• Sens de l’écoute, autonome et disponibilité

  
  
  

Savoir-faire :

-          Bon contact avec tous les publics

-          Savoir développer un esprit positif « le sourire »

-          Capacité à gérer ses émotivités

-          Facilité d’expression orale

-          Savoir se positionner

-          Initiatives

-          Autonomie

-          Disponibilité

-          Dynamisme

-          Respecter le secret professionnel

Niveau BAC

Maîtrise de l’outil informatique

Connaissance d’au moins une langue étrangère