Legal Secretary

Groupe de pratique / Département:

Head of Banking & Finance

Description de l'emploi

Norton Rose Fulbright est un cabinet d’avocats d’affaires international. Nous fournissons une gamme complète de services juridiques aux entreprises et institutions financières mondiales de premier plan. Notre cabinet rassemble au-delà de 3800 avocats dans plus de 50 villes à travers l’Europe, les Etats-Unis, le Canada, l’Amérique latine, l’Asie, l’Australie, l’Afrique, le Moyen-Orient et l’Asie centrale. 
 
Reconnus pour notre approche sectorielle, nos compétences couvrent l’ensemble des secteurs clés de l’industrie : institutions financières, énergie, infrastructures, mines et matières premières, transport, technologie et innovation ainsi que sciences de la vie et santé. 
 
Partout dans le monde, nous agissons en accord avec nos principes fondateurs dans la conduite des affaires que sont la qualité, l’unité et l’intégrité. Notre ambition est de fournir à nos clients, dans chacun de nos bureaux, un service juridique répondant aux plus hautes exigences et de qualité uniforme. 
 
Ouvert en 1990, Norton Rose Fulbright est organisé par pôles de compétences juridiques et par expertises sectorielles, nous accompagnons les banques et autres institutions financières, les entreprises publiques et privées ainsi que les services gouvernementaux tout au long de leurs projets. Nous sommes spécialisés dans les branches du droit des affaires et de la finance, dans le cadre d’opérations nationales et internationales.

Mission principale du poste :

En équipe/ pool avec une ou plusieurs autres secrétaires, vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat quotidien de l’équipe (Associés, Counsels et Avocats).
 

Activités :
 

Secrétariat :

•Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages ;

•Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe ;

•Prendre en charge l’impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;

•Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ;

•Effectuer le classement et l’archivage des dossiers électroniques et physiques de l’équipe

Facturation et gestion client :

•Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters ;

•Editer, traduire et vérifier les descriptifs et l’envoi des factures aux clients en fin de période ;

•Relancer et suivre les factures

•Mettre à jour les dossiers dans la base de données des opérations du cabinet ;

•Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ;

Business développement :

•Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development;

•Contribuer aux appels d’offres (ouverture de dossiers non facturables, mise à jour de la base de données des appels d’offres, mise en page des réponses à appels d’offres et des listes de références, entre autre, mise à jour de la base de données des CV) ;

•Aider à la préparation d’évènements marketing pour promouvoir l’activité arbitrage et compliance (réservation de salle, restauration, création de liste d’envoi, invitations, relances, badges, accueil, suivi post-évènement).

Compétences requises

-Bonne maitrise des outils informatiques (Pack Office en particulier Word et Excel)

-Anglais courant

-Rigueur, adaptabilité, flexibilité

-Gestion du stress et des priorités

Diversité, équité et inclusion

Pour attirer les meilleurs talents, nous avons à cœur de proposer un environnement diversifié et inclusif où chacun peut s'investir pleinement au travail, avoir un sentiment d'appartenance et réaliser son plein potentiel de carrière.

Nous proposons un ensemble de politiques d'emploi inclusives et favorables à la famille et donnons accès à des programmes et services visant à préserver la santé et le bien-être général de nos collaborateurs. Apprenez-en davantage sur la diversité, l’équité et l’inclusion ici.

Nous oeuvrons à l’égalité des chances et examinons chaque profil en nous basant sur les compétences. Parcourez nos offres actuelles pour trouver votre emploi chez Norton Rose Fulbright et postulez en ligne.Pour toute question, n’hésitez pas à contacter  EMEARecruitment@nortonrosefulbright.com