Coordinateur.trice des secretariats medicaux

Vos missions en quelques mots

DÉFINITION DU POSTE

Chargée de planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies sur le site Gabriel Montpied et le Pôle Psychiatrie en collaboration avec les 7 AMA référents de pôle (exerçant des missions d’encadrement de proximité).

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Conseil aux directeurs dans le cadre de futurs projets, anticipation et bilan des organisations, analyse des charges de travail, suivi, descriptions de nouveaux processus spécifiques dans le domaine du secrétariat médical

Contrôle et suivi de la qualité et de l’efficience des secrétariats médicaux.

Coordination de l’activité des secrétariats médicaux et son pilotage.

Accueil, encadrement des nouveaux agents en collaboration étroite avec les secrétaires référentes de pôle

Gestion des équipes au sein des secrétariats médicaux : planning de roulement, absentéisme, remplacement, polyvalence dans les pôles, …

Analyse les besoins en recrutements sur les différents pôles.

Sélection et recrutements des candidats.

Coordonne l’apprentissage au sein des secrétariats.

Gestion de la circulation des informations dans les secrétariats médicaux en lien avec les secrétaires référentes des pôles

Élaboration et mise en place de procédures, protocoles, …

Suivi de l’activité et de la facturation des bureaux des entrées décentralisées en lien avec la responsable des bureaux des entées du site

Recensement des besoins en formation

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Organisation et animation de réunions avec les secrétaires référentes de pôle

Missions transversales :

- Membre de la commission du dossier patient

- Membre de l’AGI (Autorité de Gestion des Identités)

- Membre de la CDU

- Participation à divers groupes de travail institutionnels

IDENTIFICATION DU POSTE

N° de poste de travail (renseigné par la DRH) :

Catégorie : B

Quotité de travail : 100%

Horaires et jours travaillés : Du lundi au vendredi

Responsable(s) hiérarchique(s) : Directeur de Site

Profil recherché

RELATIONS PROFESSIONNELLES FREQUENTES

Directeur d’établissement

Responsables informatiques

Secrétaires référentes de pôles

Chefs de Pôles, Chefs de service, Cadres Supérieurs de Santé et Cadres de santé

Chargée des ressources humaines du site et DRH (secteurs : paye, cellule reclassement, recrutement,)

Différentes directions fonctionnelles

Responsable du Bureaux des Entrées et la Direction de la Facturation

Localisation

Localisation : 58, rue Montalembert 63 003 Clermont-Ferrand Cedex 1

Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche

Flèche droite : déplacer la carte vers la droite

Flèche bas : déplacer la carte vers le bas

Flèche haut : déplacer la carte vers le haut

Qui sommes-nous ?

Descriptif du service

PRÉSENTATION DU SERVICE/POLE

Direction de site CHU Gabriel Montpied service du personnel.

À propos de l'offre

Conditions particulières d’exercice

CONNAISSANCES REQUISES

Maîtrise des techniques et des missions du secrétariat médical

Évaluation de la charge de travail

Management et capacités pédagogiques

Bonne connaissance de l’Institution Hospitalière et de son évolution

Stratégie et organisation

Conduite du changement

Maîtrise des outils bureautiques

QUALITÉS REQUISES

Dynamisme

Rigueur

Disponibilité

Esprit de synthèse

Discrétion, diplomatie, courtoisie dans les relations professionnelles

Gestion des conflits

Ouverture aux changements, force de propositions et d’organisation

Réactivité

Aptitude à appréhender rapidement l’organisation et le fonctionnement interne de l’établissement

Aptitude à communiquer

Statut du poste

Vacant à partir du 01/09/2026

Métier de référence

Secrétaire médicale / Secrétaire médical