Assistant medico administratif (H/F) 80%

Vos missions en quelques mots

Missions principales 1. Accueil et relation avec les familles  Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles  Accueillir, informer et orienter les familles en fonction de leurs demandes  Remettre le livret d’accueil lors de l’accueil physique  Recueillir les informations nécessaires et transmettre les demandes aux professionnels concernés  Réceptionner et gérer les premières demandes  Assurer le suivi des sollicitations des familles 2. Coordination et lien entre les professionnels  Assurer le lien administratif et organisationnel entre les différents professionnels  Faciliter la circulation des informations nécessaires au suivi des enfants  Centraliser et transmettre les documents et informations utiles aux professionnels concernés  Veiller à la bonne transmission des informations dans le respect de la confidentialité 3. Gestion des agendas et organisation des rendez-vous  Organiser les rendez-vous en tenant compte des impératifs et disponibilités des intervenants  Prendre en considération les contraintes et disponibilités des familles  Optimiser l’organisation des rendez-vous et anticiper les éventuelles difficultés de planning  Assurer les modifications, reports et annulations de rendez-vous 4. Gestion administrative et documentaire  Assurer la gestion quotidienne des mails  Assurer la tenue et le classement des dossiers, sous format papier et/ou informatisé  Veiller à la bonne organisation et à l’actualisation des documents  Enregistrer les comptes rendus des professionnels paramédicaux dans le dossier informatisé  Garantir la traçabilité et la disponibilité des documents nécessaires au suivi des enfants 5. Gestion des outils et données  Assurer la saisie et la mise à jour des informations dans les logiciels et outils utilisés par le service  Utiliser Resid-ESMS pour la saisie, le suivi et la mise à jour des informations nécessaires  Réaliser les requêtes nécessaires au suivi de l’activité et à l’exploitation des données  Contrôler la fiabilité et la cohérence des informations saisies  Connaître les différentes procédures en lien avec la démarche qualité du CAMSP

Niveau d'études minimum requis

Niveau

Niveau 4 Baccalauréat

Compétences attendues

QUALITES /COMPETENCES

- Vouloir travailler avec les tous petits

- Disponibilité

- Capacité d'adaptation

- Flexibilité

- Travailler en équipe

CONNAISSANCES

- Maitriser Word et Excel

- Connaissance de l'environnement administratif et médico-social

- Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données

- Maîtrise de l'orthographe et de la rédaction professionnelle

- Connaissance des outils bureautiques et des logiciels professionnels

- Prendre des notes et rédiger un compte-rendu de réunion

- Maîtriser l'accueil physique et téléphonique

- Organiser et prioriser les tâches

- Gérer plusieurs sollicitations simultanément

- Assurer un classement rigoureux des dossiers

- Saisir et mettre à jour des données avec fiabilité

- Utiliser les logiciels métier, notamment VT et Resid-ESMS

- Communiquer efficacement avec les familles et les professionnels

- Esprit de synthèse

- Sens de l'accueil et de l'écoute

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Rigueur et organisation

- Réactivité et capacité d'adaptation

- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

- Diplomatie et maîtrise de soi face aux situations complexes

- Autonomie et sens des priorités

Localisation

Localisation : 9 rue Henri Jeanrenaud CS 50012 39107 DOLE CEDEX

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

À propos de l'offre

Informations complémentaires

Assurer l’accueil des familles, la gestion administrative des dossiers des enfants et la coordination des informations entre les familles et les professionnels, afin de garantir un fonctionnement fluide du service et un suivi administratif rigoureux.

Conditions particulières d’exercice

CDD évolutif CDI

Attendue à 80 % ETP de 35h

Statut du poste

Susceptible d'être vacant à partir du 01/12/2026

Métier de référence

Secrétaire