Assistant(e) particulier(ère) du préfet

Vos missions en quelques mots

Vos activités principales

Appels téléphoniques et filtrage des appels

Assister le Préfet dans l’organisation quotidienne de son travail (gestion de l’agenda, organisation des audiences, suivi des rendez-vous et de ses déplacements)

Présentation de l’agenda en réunion Gestion des flux de courriers et de documents à signer

Gestion et mise à jour du fichier des personnalités du département

Suivi du budget de fonctionnement de la résidence du préfet et de ses dépenses de représentation

Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d’invitation, plans de table, saisie des menus, suivi du livre de cave)

Suivi et mise à jour des feuilles d’astreinte

Cérémonies officielles annuelles (envoi du carton d’invitation, mailing et diffusion, commande de gerbes, pavoisement)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Travail en brigade avec des horaires décalés (8h30-18h30), disponibilité (pause déjeuner comprise entre 12h00 et 14h00)

Permanence assurée à tour de rôle par les deux secrétaires de M. Le Préfet. Postes interchangeables. Assurer le remplacement du secrétariat général en cas d’absence.

Présence systématique d’un des deux secrétaire durant les périodes de congés.

Situation très particulière : (visites : présidentielle, ministérielle, crise…) disponibilité maximale Disponibilité demandée sur ce poste d’où classement

Profil recherché

Qualités requises indispensables :

Discrétion professionnelle absolue, loyauté, réactivité, disponibilité

À propos de l'offre

Informations complémentaires

Composition et effectifs du service 2 personnes

Liaisons hiérarchiques

Relation directe avec M. Le Préfet

Liaisons fonctionnelles

L’assistante du préfet est en relation directe avec les membres du corps préfectoral, les directeurs départementaux interministériels, les responsables d’unité territoriale, les agents de la préfecture et le responsable de la résidence

Fondement juridique

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels. Le recrutement d'un contractuel est fondé sur l'article L.332-2-2° du code général de la fonction publique de l'État.

Groupe RIFSEEP : 1

Statut du poste

Vacant à partir du 31/12/2026

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction