Assistant(e) Médico-Administratif(ve)

- Accueillir physiquement et par téléphone les patients, les familles et autres intervenants (médecin de ville, laboratoire) en fournissant des informations pertinentes dans son domaine de compétence.

- Assurer le bon fonctionnement et l'organisation d'un secrétariat, incluant la dactylographie, les tâches de bureautique et les tâches administratives courantes.

- Vérifier les mouvements quotidiens : assurer le suivi des entrées et sorties journalières et signaler toute anomalie si nécessaire.

- Prendre les rendez-vous.

- Numériser et classer les documents conformément à la procédure de l'établissement.

- Programmer les interventions chirurgicales dans sa spécialité.

- Préparer et participer aux réunions de staff si nécessaire.

- Transmettre les éléments en lien avec les AMA RCP (Réunion de Concertation Pluridisciplinaire).

- Gérer administrativement les transferts intra et extra hospitaliers des patients : préparer et vérifier la complétude des dossiers de transfert (CRH, lettre de liaison, PTAH si nécessaire, ordonnance).

- Gérer les tableaux de suivi des activités du service.

- Saisir, optimiser, et vérifier l'exhaustivité du codage.

- Assurer le secrétariat de chefferie de service, incluant la gestion des listes de garde et des tableaux de service.

- Assurer le lien avec l’AMA pour la réclamation des dossiers des usagers et prendre en charge cette tâche en cas d'absence de l'AMA.

- Gérer les dossiers médicaux : numériser et classer les examens complémentaires et courriers extérieurs, organiser le contenu du dossier, et gérer le mouvement des dossiers d'archives via le logiciel Mo-archives.

- Effectuer les différentes demandes logistiques, informatiques et techniques (GMAO, GLPI, MAGH2).

- Encadrer les stagiaires en secrétariat médical : assurer le tutorat, évaluer et valider les stages sous la supervision de la coordinatrice des AMA.

- Participer à l'activité des autres secrétariats de l'établissement, en apportant une aide à la frappe ou en remplaçant en cas d'absence.

- Participer aux réunions de service et/ou aux groupes de travail au sein de l'unité et de l'établissement.

Savoir- être :

-          Respecter le secret professionnel

-          Savoir travailler en équipe

-          Etre réactif et avoir une grande adaptabilité

-          Savoir gérer le stress, maîtrise de soi

-          Etre autonome, rigoureux organisé

-          Avoir un très bon relationnel

Savoir-faire :

-          Savoir renseigner et diriger

-          Prendre des initiatives

-          Avoir le sens des responsabilités

-          Savoir orienter et filtrer les appels internes et externes

-          Savoir renseigner ses interlocuteurs

-          Savoir gérer l’urgence