Assistant de direction (H/F)

Vos missions en quelques mots

Vos activités principales :

- Tenue et rappel des agendas

- exploitation des courriels arrivant dans la boite du directeur : lecture, analyse, traitement, signalement à l’autorité si une action semble requise dans une posture de protection / vigilance / signalement des urgences critiques

- Gestion des prises de rendez-vous, des réunions, réservations de salles et déplacements ;

- prise de note et/ou exploitation des enregistrements audio des instances en vue d'assurer la rédaction des procès verbaux d'instances (conseil,d'administration, CSA et F3SCT, 9 par an environ);

- Accueil physique (occasionnel), téléphonique (régulier) et par courriel ;

- Informations de premier niveau à fournir aux interlocuteurs internes et externes ;

- Mise en forme et valorisation des supports écrits ;

- Préparation des dossiers de la direction (notamment directeur et secrétaire général) ;

- Prise en charge des aspects logistiques et matériels ;

- Formalisation et enregistrement des diverses notes ;

- Gestion de l’archivage, des versements et ou destruction de documents ;

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Vos activités secondaires : à la demande du directeur ou du secrétaire général, vous appuierez ponctuellement les différents services de l’Ecole dans une logique de renfort (bibliothèque, scolarité, RH, moyens généraux…) sur un savoir faire de type administratif (classement, rédaction, organisation de documents, relances…).

Profil recherché

Connaissances, savoirs :

Connaissance de l’environnement administratif. La connaissance de l’organisation du ministère de la Culture et/ ou d'une école d'architecture sera appréciée.

Qualité de rédaction, de communication et d’organisation.

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité.

Savoir-faire :

Capacité de coordination et de travail en équipe.

Savoir-faire relationnel, capacité de liant entre les différents services de l'Ecole

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Savoir être :

Faire preuve d’autonomie et de motivation. Être réactif aux sollicitations.

Avoir le sens de l’anticipation, de l’organisation et de la rigueur.

Savoir accueillir du public (institutionnel, étudiants, enseignants, etc.), avoir le sens des relations humaines et du travail en équipe.

Etre agile, s'avoir s'adapter à une situation

Localisation

Localisation : 1 Rue Buisson, 42000 Saint-Étienne, France

Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche

Flèche droite : déplacer la carte vers la droite

Flèche bas : déplacer la carte vers le bas

Flèche haut : déplacer la carte vers le haut

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter richard.schmit@st-etienne.archi.fr

Qui sommes-nous ?

L’école nationale supérieure d’architecture de Saint-Étienne, située en centre-ville, accueille chaque année environ 600 étudiants. Former des architectes du quotidien aptes à exercer des pratiques professionnelles diversifiées pour répondre aux complexités sociologiques, économiques et écologiques du monde qui les entoure, est l’ambition partagée des acteurs de l’École.

Etablissement composante de l’Université Jean Monnet à Saint-Etienne, l’École nationale supérieure d’architecture dispense un enseignement à la fois professionnel et universitaire qui vise à assurer les bases essentielles à la pratique des métiers de l’architecture, tout en ouvrant sur la recherche.

Par ailleurs, l’ENSASE, attachée à l’architecture pour tous, développe une politique ambitieuse de diffusion de la culture architecturale et de la recherche en architecture : publications, programme de conférences (dont un cycle dans le cadre de l’Université pour tous) et de colloques, expositions et ateliers de sensibilisation à l’architecture à destination des scolaires.

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Descriptif du service

Liaisons hiérarchiques : le directeur

Liaisons fonctionnelles : avec le secrétaire général très régulièrement, avec les services administratifs dans leur ensemble selon les sujets

À propos de l'offre

Informations complémentaires

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.

Fondement juridique

Poste ouvert aux agents contractuels relevant du groupe d'emploi 2 défini par la circulaire Albanel

Statut du poste

Vacant à partir du 01/09/2026

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction