Secrétaire médical.e (Pôle 9) - H/F

Activités principales :

-        Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles)

-        Soutien administratif au sein des unités (signature de documents administratifs auprès des patients…) et auprès du service médico-social du pôle

-        Suivi des certificats légaux - loi du 5 juillet 2011

-        Suivi loi isolement et contentions – loi du 22 janvier 2022

-        Suivi de l’accès au dossier médical – loi du 4 mars 2002

-        Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires

-        Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu)

-        Accueil physique et téléphonique

-        Reproduction de documents

Activités spécifiques :

-        Polyvalence des tâches au sein du secrétariat

-        Liens avec le bureau des entrées, le bureau du DIM et les différents secrétariats de l’établissement

-        Contact avec les établissements de santé et les différents partenaires externes

-        Utilisation de différents logiciels bureautiques et agendas électroniques

-        Statistiques du pôle

-        Filtrer et orienter les appels ainsi que les demandes téléphoniques internes et externes

-        Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi

-        Renseigner les interlocuteurs. 

Lieu d’exercice : 143 Avenue Armand Guillebaud 92160 Antony

Quotité de travail : 35 heures réalisées selon les normes du guide du temps de travail.

Horaires habituels de travail : selon planification du service du lundi au vendredi

Rémunération : Selon la grille indiciaire hospitalière 

Prérequis 

• Titulaire d’un diplôme de BAC/ BAC+2 Secrétariat

Savoirs

• Connaissance de la législation et de la réglementation hospitalière
• Connaissance des droits des patients

Savoir-faire 

• Maitrise de l’orthographe
• Connaissance et maîtrise du vocabulaire médical
• Capacité à utiliser des outils informatiques (Pack office, DxCare, DxPlanning, Dossier Patient Informatisé, Outlook…)
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, en lien avec plusieurs praticiens

Savoir-être 

• Sens de l’accueil, de l’écoute et de la discrétion
• Respect des règles de confidentialité et du secret professionnel.
• Expression convenable envers les différents interlocuteurs
• Rigoureux(se)
• Avoir le sens des priorités
• Organisé(e)
• Tenue vestimentaire correcte exigée

Particularités et

Contraintes du poste

• Polyvalence entre les trois secrétaires de l’intra-hospitalier
• Emploi du temps susceptible de modification (horaires, temps de présence, mobilité possible à l’intérieur du pôle à titre exceptionnel).
• Charge de travail variable.
• Respect et transmission des consignes.
• S’insérer dans une démarche de formation continue.
• Participer aux réunions de travail de l’unité, du service, de l’établissement.
• Montrer un intérêt à la profession, à son contexte, à son évolution.
• S’intéresser à la vie du service et de l’institution.
• Soucis d’une bonne relation entre l’intra et l’extra hospitalier.
• Soucis de bonne relation inter-pôles.
• Fiche de poste susceptible d’évoluer en fonction des projets de service et des intérêts du professionnel

Risques liés à l’activité :

• Postures liées à l’utilisation de l’outil informatique, fatigue visuelle.
• Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie.