Secretaire de direction - H/F

Poste à pourvoir :

• Lieu d'affectation : 143 Avenue Armand Guillebaud - 92160 ANTONY
• Temps de travail : Temps plein (9H-17H)
• Type de contrat : Titulaire, CDI

ACTIVITÉS

• Accueil des personnes (personnalités, usagers, familles)
• Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, (réunions des instances)
• Participation à diverses réunions pour secrétariat de séance (Conseil de Surveillance, CSE)
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rapport activité-Projet établissement)
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas / planning de réservation des salles
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage de documents

ACTIVITES SECONDAIRES

• Tenue des tableaux de garde

Prérequis 

• Connaissance du système hospitalier 

Savoirs

• BTS Secrétariat et ou gestion administrative
• Utilisation des outils bureautiques – Word, Excel, Outlook power point

Savoir-faire 

• Savoir organiser et classer des données et dossiers, savoir prioriser
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous,
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

Savoir-être

• Rigueur et confidentialité.
• Capacité d’adaptation.
• Sens de la diplomatie

Particularités/ Contraintes du poste

• Coordination avec la secrétaire DRH/DS et la chargée des relations avec les usagers pour les remplacements.