Secrétaire de direction - H/F

L’Établissement Public de Santé Mentale Metz Jury recrute une secrétaire de direction, à temps plein, pour assurer le secrétariat de la Direction générale et accompagner les membres de la direction dans la gestion administrative, l’organisation des réunions et la coordination des informations.

Au cœur des échanges entre les différents interlocuteurs de l’établissement, vous jouez un rôle essentiel dans la fluidité de la communication, le suivi des dossiers et la bonne organisation des activités de la direction.

Organisation du temps du travail 

Travail en roulement sur une amplitude de 7h30 par jour, 7 jours sur 7, incluant les week-ends et jours fériés.

Horaires :

• 8h30 – 12h30 et 13h00 – 16h30

Missions principales :

Rattaché(e) à la Direction générale, vous assurez notamment les missions suivantes :

1. Accueil et gestion de l’information

• Assurer l’accueil téléphonique et participer à l’accueil physique des interlocuteurs ;
• Réceptionner, traiter et orienter les appels, les courriers et les messages électroniques ;
• Organiser la circulation, la diffusion et la traçabilité des informations auprès des directions et services concernés.

2. Organisation et coordination

• Organiser les réunions, les séances des instances et les rendez-vous ;
• Assurer la réservation des salles et la planification des réunions ;
• Élaborer et actualiser les plannings des astreintes et des permanences ;
• Participer aux réunions et aux instances, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.

3. Gestion administrative et documentaire

• Rédiger, mettre en forme et assurer la diffusion de courriers, notes et documents administratifs ;
• Assurer la gestion du courrier entrant : enregistrement, tri, diffusion et archivage ;
• Organiser le classement et l’archivage des documents, dans le respect des règles de gestion documentaire ;
• Assurer le suivi des documents institutionnels, notamment les organigrammes, délégations de signature et décisions de composition.

4. Suivi des dossiers et appui à la direction

• Assurer le suivi administratif des candidatures reçues et des réponses apportées ;
• Participer au suivi administratif des stagiaires ;
• Contribuer au traitement des demandes d’accès aux dossiers médicaux et à la saisie des informations nécessaires ;
• Participer à la gestion et à la publication des offres d’emploi relatives aux postes vacants de l’établissement.

Cette liste de missions est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de la Direction générale et de l’organisation de l’établissement.

• Vous êtes titulaire d’un BTS Assistant de manager, d’un BTS Support à l’action managériale ou d’un diplôme équivalent ;
• Une expérience en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative constitue un atout ;
• Une connaissance de l’environnement hospitalier est appréciée.

Compétences attendues

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat ;
• Excellentes capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l’expression écrite ;
• Aptitude à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément ;
• Capacité à prendre des notes, rédiger des comptes rendus et mettre en forme des documents professionnels ;
• Capacité à travailler en équipe et à transmettre les informations ;
• Capacité à gérer et à classer des documents de manière rigoureuse.

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre sens de l’accueil et de la communication ;
• Votre rigueur, votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;
• Votre sens des priorités et votre capacité d’adaptation ;
• Votre réactivité, votre disponibilité et votre esprit d’initiative ;
• Votre aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs variés.