Secrétaire de direction H/F

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MISSIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité de la Direction du pôle, et du Responsable Administratif, financier, RH, il/elle aura pour missions principales  :

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suvi des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques).

• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.

• Assurer la prise de rendez-vous, gestion des planning, organisation des réunions.

• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).

• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (ordre du jour, convocation, rédaction compte-rendu, …).

• Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux, signalements, plaintes, dossiers confidentiels.

• Suivi des dossiers de candidatures d'enfants ( en lien avec les familles, les partenaire, la MDPH) - Référent ESMS-MDPH sur Via Trajectoire.

• Rédaction, suivi des conventions ( Muséum, CRA, Mairie de Toulouse…).

• Référent informatique (ouverture et suivi des comptes et droits d'accès), référent communication ( affichages obligatoires, identité visuelle, communication partenaires).

• Gestion documentaire ( rédaction et validation des procédures et documents qualité, organisation et alimentation du dossier réseau).

• Gestion d'outil de suivi de l'activité des autorisations du Pôle.

• Accompagnement des professionnels dans la mise en œuvre du Dossier Informatisé de l'Usager.

CONDITIONS D'EXERCICE

• Type de contrat : CDD de remplacement jusqu'au 20/12/2026.

• Lieu d'exercice principal : Pôle Béroï Collectif - TOULOUSE (31).

PRÉREQUIS TECHNIQUES

• Justifiant d’un diplôme d’état de niveau 5 en secrétariat

• Expérience du travail en ITEP appréciée.

• Permis B plus véhicule personnel.

COMPÉTENCES & QUALITÉS

• Bonne maîtrise de l’outil informatique.

• Connaissance du logiciel GEKOS appréciée.

• Compétences relationnelles.

• Aptitude au travail en équipe.

• Autonomie, capacité d’initiative.

• Rigueur et discrétion.