Secrétaire auprès de l'UDAP du Puy-de-Dôme

Vos missions en quelques mots

Placé sous l'autorité directe du chef de service, le titulaire du poste assurera les missions suivantes : 1- L'accueil des usagers et le secrétariat :

- assurer l'accueil téléphonique ;

- traiter le courrier :

- assure l'accueil des stagiaires ;

- assurer l'accueil du public, rendez-vous et accompagner les demandeurs sur des solutions dans les domaines traités par le service, réponses de niveau 1 ;

- interface avec services de l'État (DDT, DREAL, préfecture) et collectivités territoriales ;

- assurer la gestion des agendas et la préparation des RV ;

- assurer le suivi du planning hebdomadaire des agents du service (congés, absences, formations) ;

- fournitures et fonctionnement : référent du service. 2- La participation à l'instruction des dossiers d'urbanisme :

- assurer l'enregistrement et la répartition des dossiers en fonction des secteurs ;

- enregistrer et localiser les dossiers d'autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l'interface avec les services instructeurs ;

- assurer les envois aux demandeurs et les courriers recommandés ;

- assurer le suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses ;

- assurer le suivi des dossiers d'urbanisme (téléchargement, impression, classement, veille des délais) notamment les projets de territoires : petite ville de demain, action coeur de ville, les projets éoliens et les avis pour les Commissions Départementales de la Nature des Paysages et des Sites ;

- assurer en lien avec l'agent responsable, le suivi administratif de la procédure d'élaboration des documents de protections du patrimoine (gestion des tableaux de suivi, recueil des pièces administratives, veille sur le suivi de la procédure, suivi des dossiers de subvention) :

- mise en place des périmètres délimités des abords ;

- mise en place des Sites Patrimoniaux Remarquables ;

- gestion administrative des dossiers DETR via démarche simplifiée ;

- suivi des programmations financières (subventions abords) ;

- aider à la rédaction du rapport annuel d'activité, notamment la production des statistiques. 3- La participation au suivi des dossiers patrimoniaux :

- agent référent pour le suivi administratif des MH État (Cathédrale, Chazerat, Gergovie) en lien avec les ABF et l'Ingénieur. Suivi et relance des vérifications périodiques. Mise à jour des tableaux de pré-programmation et programmation, suivi financier des travaux ABF (entretien et réparation).

- agent référent sur le logiciel AGREGEE.

- agent référent sur le logiciel PATRONUM.

- enregistrement des demandes de travaux sur MH, centralisation des avis et diffusion auprès des services

- suivi des dossiers fondation du patrimoine. Préparation des dossiers ;

- interlocuteur des propriétaires de monuments historiques ;

- suivi de la chaîne du contrôle scientifique et technique ;

- suivi des programmations financières (subventions MH entretien).

Profil recherché

Compétences principales mises en oeuvre : (cotés sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert)

Compétences techniques :

- maîtrise des applications métiers standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie Outlook, Patronum, Open ADS et Agrégée)

- pratique des outils collaboratifs

- connaissance des pratiques de rédaction administrative

- connaissances des techniques de communication écrite et orale

- connaissance de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs)

- connaissance en droit de l'urbanisme et du code du patrimoine

- maîtrise des représentations dans l'espace (plans de situations, de masse, vues en 2D ou 3D...)

Savoir-faire :

- analyser une demande

- accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte

- enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver

- qualités rédactionnelles

- hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais

- comprendre et savoir appliquer une réglementation

- savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes

Savoir-être :

- goût pour le travail en équipe

- sens des relations humaines

- être rigoureux et organisé

- faire preuve de discrétion

- capacité d'adaptation

- être autonome

- capacité d'adaptation

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter regis.delubac@culture.gouv.fr

Qui sommes-nous ?

Descriptif du service

L'Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine participe à la promotion de la qualité patrimoniale, architecturale et urbaine. Elle veille à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés. Avec les autres services de l'État en région, elle participe à la gestion des sites et paysages, à l'aménagement du territoire et aux réglementations concernant l'environnement, l'urbanisme et le renouvellement urbain, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels.

Environnement professionnel :

L'Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine du Puy-de-Dôme comprend 9 agents :

- 1 AUE-ABF chef de l'UDAP

- 2 AUE-ABF adjoint

- 1 ingénieur des services culturels et du patrimoine

- 3 techniciens des services cultuels et des Bâtiments de France

- 2 adjoints administratifs

Liaisons hiérarchiques : sous l'autorité directe du chef de service, et en lien direct avec les autres architectes des bâtiments de France.

Liaisons fonctionnelles :

Relations internes : équipe technique et secrétariat, direction et autres services du pôle ou de la DRAC

Relations externes : collectivités, élus, professionnels du BTP, tout public

À propos de l'offre

Informations complémentaires

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur handicapé.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.

Poste ouvert aux ADJAD (ASSISTANT ADMINISTRATIFS) - RIFSEEP 2SD

Fiche de poste + précise à disposition des candidats

Association du personnel proposant de nombreuses activités de loisirs à tarifs attractifs ; Carte Culture offrant la gratuité ou des réductions tarifaires sur les droits d'entrée des établissements culturels du ministère ainsi qu'un accès prioritaire (pour le titulaire de la carte et un accompagnant) ; Mise à disposition d'un riche catalogue de formations ; accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels ; parcours nouveaux arrivants ; Restaurant administratif.

Conditions particulières d’exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- possibilités de déplacement pour les réunions en collectivités ou sur le terrain

- contacts permanents auprès du public

- astreinte aux délais de réponse aux sollicitations

- adaptabilité et polyvalence en cas de nécessité de service

Dans le cadre de la dématérialisation des actes d'urbanisme, certaines missions seront amenées à évoluer. Le secrétaire pourra être chargé d'instruire ou de pré-instruire des demandes de travaux en appui des agents instructeurs.

Statut du poste

Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2026

Métier de référence

Secrétaire