Secrétaire

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons une secrétaire d’association en CDD pour l’ensemble des services (Escapade, SSIAD, ADJ, SAAD) et dans l’organisation associative.  

FONCTION 1 : GESTION DE LA DEMANDE, DU BESOIN ET MISE EN ŒUVRE DE LA PRESTATION, ADMINISTRATION 

•  Accueil téléphonique et physique des clients / bénéficiaires sur le site pour les différents dispositifs. 

• Traitement et enregistrement des nouvelles demandes 

• Planifier les visites des professionnels sur les différents dispositifs 

• Sur la base des éléments transmis, constituer le document de prise en charge en s’assurant de sa complétude et de sa conformité 

• Présenter au personnel d’intervention les besoins de la personne accompagnée ainsi que les objectifs de la prestation 

• Assurer des tâches administratives liées à l’activité des services / dispositif / association 

• Préparer les éléments de facturation selon les dispositifs et compléter les tableurs de suivi en lien avec la Fédération et les partenaires  

FONCTION 2 : ORGANISATION/SUIVI DES INTERVENTIONS - AMELIORATION CONTINUE DE LA QUALITE 

• Superviser le déroulement de l’intervention et le cas échéant résoudre les difficultés et problèmes rencontrés 

• Suivre l’évolution des situations et des besoins des clients / bénéficiaires afin d’ajuster la prestation 

• Repérage des situations atypiques, des anomalies dans les activités conduites 

• Compléter les tableaux de bord de suivi des activités 

FONCTION 3 : GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DE L’ASSOCIATION 

• Traiter les éléments préparatoires de paie : heures, congés, notes de frais… 

• Suivre les heures d’intervention et enregistrer les éléments dans les logiciels dédiés 

• Participer à la préparation des réunions d’équipe (gestion de salle, ordre du jour, logistique…) 

FONCTION 4 : APPUI AUX BENEVOLES/AU RESEAU DE BENEVOLAT/AUX LIENS ENTRE ASSOCIATION ET FEDERATION 

• Apporter un appui à l’organisation logistique des événements : préparation de salle, collation, matériel… 

• Apporter un appui sur la communication : contact presse, e-mailing… 

• Participer à l’organisation de la préparation des temps associatifs (réunions, regroupements, temps forts…) : impression de document, préparation de la salle, préparation matériel   

Conditions du poste :

• CDD 1 mois

• Temps plein 100% (35h/semaine)

• Travail en semaine du lundi au vendredi

Rémunération :

• Salaire de base mensuel : 2 048,35€ brut

• Complément de rémunération : valorisation du diplôme et reprise d'ancienneté

Nous valorisons la rigueur, la discrétion, la patience et l’autonomie dans l’exercice des missions.

La maîtrise des outils bureautiques est indispensable pour assurer un traitement fluide et précis des documents.

Une aisance rédactionnelle, incluant une excellente orthographe, syntaxe et prise de notes, est requise pour la rédaction de rapports et courriers.

Le poste nécessite également une maîtrise de l’expression orale pour communiquer clairement avec les différents interlocuteurs.

Le candidat doit faire preuve de sens des priorités et de réactivité face aux imprévus.

Un très bon sens relationnel est important pour collaborer harmonieusement avec les collègues et partenaires.

Enfin, la capacité d’adaptation et la gestion des situations urgentes sont indispensables.