Responsable du traitement des archives H/F

Activités principales :

1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire

• Veille législative et réglementaire

• Respect des normes archivistiques

2. Analyse et évaluation des besoins documentaires

• Analyse des flux documentaires : Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique.

• Identification des documents à archiver : Sélectionner les documents pertinents pour l'archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques.

3. Organisation et classification des documents

• Définition d’une structure de classement : Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM.

• Indexation des documents : Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l’accès.

4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique

• Conception et paramétrage du système GED/BPM : Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s’assurant qu’elle répond aux besoins d’archivage.

• Migration des documents physiques et numériques : Assurer la numérisation et l’intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité.

5. Sécurité et gestion des accès

• Contrôle des accès et des droits d'utilisation : Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles.

• Gestion des copies de sécurité

6. Préservation et gestion des archives à long terme

• Conservation des archives

• Gestion de l'obsolescence des supports

7. Formation et sensibilisation des utilisateurs

• Formation des utilisateurs

• Sensibilisation à la gestion documentaire

8. Audit et amélioration continue

• Contrôles de qualité

• Amélioration des processus .

9. Gestion des processus métier (BPM)

• Optimisation des processus métier : Dans un projet BPM, l'archiviste peut intervenir pour optimiser les processus liés à la gestion des documents et s'assurer que les flux de documents sont intégrés efficacement dans les processus automatisés.

• Analyse des processus documentaires : Participer à l'analyse et à la modélisation des processus documentaires dans le cadre de la gestion des processus métier.

10. Suivi et reporting

• Suivi des performances : Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l'efficacité du système GED/BPM.

Savoirs :

• Définir et appliquer les règles d’archivage ;

• Règles et principes du classement et de l’analyse archivistique ;

• Outils informatiques ;

• Connaissance appréciée de l’environnement de la recherche de l’enseignement supérieur et des enjeux ;

• Organisation et fonctionnement des universités ;

• Culture administrative.

Savoir-faire :

• Structurer et retrouver l’information ;

• Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques ;

• Évaluation et priorisation des besoins ;

• Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l’activité ;

• Travail en équipe ;

• Définition et mise en œuvre de procédures et de règles.

Qualités :

• Capacité forte d’adaptation ;

• Sens de l’observation, de l’organisation et d’autonomie ;

• Rigueur / fiabilité ;

• Discrétion, capacité à respecter la confidentialité ;

• Sens relationnel et esprit de collaboration ;

• Sens du service public.

  
  
  

Conditions de travail :

📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)

🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

🩺 Mutuelle MGEN avec la participation employeur à hauteur de 50%

🎓 Politique de formation interne développée

📍 Poste basé à Cergy (95)

🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération :

·        Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE) : entre 2100€ et 2500€ net par mois.