Responsable administratif F/H

FOCALYSE est un cabinet d'expertise reconnu pour son professionnalisme, sa rigueur et sa qualité de service. Dans le cadre de son développement, nous recherchons un Responsable Administratif F/H pour accompagner notre activité et assurer la coordination administrative et opérationnelle de nos équipes.

Rattaché directement au Directeur Général, vous occupez une fonction clé au sein de l'entreprise, au carrefour des enjeux administratifs, organisationnels et de satisfaction client.

Vos missions :

Administration générale

Vous assurez le bon fonctionnement administratif de la structure et contribuez à l'amélioration continue des processus internes :

• Concevoir et préparer les supports de réunions et de conférences ;
• Créer, mettre à jour et gérer les modèles et documents de référence de l'entreprise ;
• Organiser le classement, l'archivage et la diffusion de la documentation ;
• Élaborer des tableaux de bord d'activité et analyser les données de suivi ;
• Participer aux actions de communication interne et externe ;
• Contrôler et assurer le suivi des factures fournisseurs et prestataires ;
• Gérer les opérations bancaires courantes, notamment les remises de chèques.

Coordination opérationnelle

Véritable relais entre les différents acteurs de l'entreprise, vous contribuez à la bonne organisation des activités :

• Organiser et optimiser les plannings ;
• Assurer la circulation fluide des informations entre les équipes ;
• Gérer les agendas et plannings des experts ;
• Affecter et suivre les missions d'expertise.

Suivi administratif des expertises

Vous accompagnez les experts dans le traitement des dossiers et garantissez la qualité des prestations :

• Assurer le suivi administratif complet des dossiers d'expertise ;
• Veiller au respect des délais, des procédures et des exigences clients ;
• Procéder à la facturation des honoraires et au suivi des règlements ;
• Participer à la rédaction, la relecture, la correction et la mise en forme des rapports et courriers techniques ;
• Ouvrir et enregistrer les missions sur le logiciel dédié ;
• Constituer les dossiers administratifs et coordonner les demandes externes ;
• Collaborer avec l'ensemble des services de l'entreprise et du groupe ;
• Assurer le suivi qualité, le traitement des demandes clients et des réclamations ;
• Garantir la satisfaction des assurés et des mandants ;
• Veiller au respect des normes qualité et des procédures internes.