Order admin specialist

ARKANCE, le premier partenaire de la digitalisation pour les secteurs de la Construction, de l'Industrie et de l'Infrastructure, recrute un order admin specialist. Vous souhaitez rejoindre notre équipe ? Envoyez votre candidature !

Résumé de la Description de poste

Le poste Order Admin est un poste d’Administrateur des ventes, responsable de la gestion des transactions du cycle Order-to-Cash, depuis l’engagement du client / les bons de commande signés jusqu’à la facturation et l’encaissement, ainsi que des transactions associées du cycle Purchase-to-Pay.

L’équipe Order Admin couvre l’ensemble des activités de l’entreprise : revente de logiciels ADSK et autres éditeurs, nos propres logiciels IP, et les services. Elle inclut également des responsabilités opérationnelles liées au modèle d’agence ADSK.

Description de poste

ACTIVITES SIGNIFICATIVES 

• Assurer les différentes tâches administratives courantes (gestion des appels téléphoniques, approvisionnement des fournitures courantes, organisation de réunions internes, etc.) 

• Rédiger et mettre en forme les propositions et appels d’offres à l’aide des outils métiers, sur la base des information transmises par les équipes commerciales 

• Assurer les relances des propositions commerciales auprès des clients, à la demande des équipes commerciales 

• Vérifier la conformité du bon de commande client (rapprochement entre le devis et la commande émise) 

• Assurer, le cas échéant la gestion et le suivi des accès aux sites (internes, externes) 

• Déclarer et suivre les dossiers administratifs des prestataires (sous-traitants) 

• Demander et suivre les ouvertures de comptes clients et fournisseurs 

• Créer l’affaire commerciale dans les outils métiers 

• Créer et suivre les commandes fournisseurs dans les outils métiers 

• Informer les parties prenantes internes et externes de l’avancement du dossier (expédition, etc.) 

• Réceptionner et contrôler les factures fournisseurs  

• Suivre les assurances (décennales, tous risques, etc.) et les cautions bancaires  

• Traiter la facturation client, en collaboration avec les parties prenantes internes 

• Suivre et traiter le recouvrement des créances clients 

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers  

• Participer, le cas échéant, à la gestion administrative du personnel de son périmètre (visite médicale, habilitations, gestion des factures de l’établissement, etc.) 

RESPONSABILITES ET LATITUDES D’ACTION  

Être garant(e) du support aux équipes commerciales  

Être garant(e) de la gestion administrative des ventes (suivi, information, etc.) 

Être garant(e) de la conformité, des délais et du suivi de la facturation 

Connaitre et appliquer les procédures et règles de conformité internes et externes 

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES 

Diplôme(s) et/ou expérience(s) 

Niveau Bac professionnel à Bac +2 dans le domaine administratif ou commerciale souhaité et/ou expérience significative 

Connaissance(s) spécifique(s) 

Compétence(s) technique(s) 

Connaissance générale dans le domaine administratif 

Connaissance élémentaire dans le domaine de la finance 

Connaissance générale des outils informatiques et systèmes d’information 

Connaissance élémentaire avancé en anglais (A2) 

Compétence(s) comportementale(s) 

Rigueur  

Capacité d'analyse 

Ecoute active 

Sens relationnel 

Autonomie