Coordinateur administratif (F/H)

La direction générale adjointe aux Ressources financières et aux Partenariats est née il y a un an. Comprenant une 40aine d’agents, le Pôle s’articule autour de 2 Directions, la Direction du Budget et des finances et la Direction de la Coopération territoriale et des Partenariats (chaque Direction est composée de 2 services) et de 2 missions.

L’équipe d’encadrants du Pôle a fait le choix de mutualiser les fonctions administratives communes à l’ensemble des services, directions et direction générale adjointe au sein de la « Cellule d'Appui aux services et de coordination administrative du Pôle ». Cette cellule, composée de 2 personnes, est rattachée directement à la Directrice générale adjointe, afin de garantir la continuité et la cohérence administrative, ainsi que la coordination à l’échelle du Pôle de la direction générale.

Sous la responsabilité de la directrice générale adjointe, le coordinateur administratif aura notamment pour missions de :

Missions à l’échelle du Pôle :

Relation avec les Elus et partenaires et suivi des instances politiques :

• Préparer les fonds de dossier pour les arbitrages de la Présidente, des élus, et du DGS.

• Préparer les fonds de dossier pour les instances partenariales

• Être en lien avec le Cabinet pour suivre le calendrier des rendez-vous des Elus

• Contribuer à la préparation des Commissions de Majorité (COMAJ) et des Commissions de travail

Sécurisation et coordination de la production administrative :

• Être garant de l’ensemble des délais de productions (rapports annuels, rapports Commissions permanentes et Séances publiques, courriers et notes, rapports CST) en lien avec les services, directions et la DGA

• Être en lien avec les assistantes de la Direction générale, le service des Assemblées et la DG-MATA

Communication interne au Pôle :

• Fluidifier la communication interne au Pôle et être proactif

• Structurer les processus transversaux

Communication externe du Pôle :

• Structurer la communication financière vers les Directions transversales en lien avec le Directeur du Budget et des Finances et les 2 services

 Missions spécifiques d’appui aux Directions et services :

 • Continuité de service assurée au sein de la cellule (binôme)

Organisation du fonctionnement courant des services et des Directions :

• Assurer l’accueil téléphonique

• Gérer les agendas, organisation de réunions, logistique

Soutien à la production des services et des Directions :

• Saisir les projets de rapports de Commissions permanentes et des Séances publiques sous l’outil ADEL

• Réaliser des supports de présentation, etc

 • Instruire les dossiers de subventions de Dotation d’Animation Cantonale (DAC) en l’absence de son binôme

Vous devrez disposer d'un esprit relationnel et un sens du travail en équipe tout en sachant travailler en transversalité. Vous êtes reconnu pour votre rigueur et votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre capacité d’adaptation. Une autonomie rédactionnelle est fortement souhaitée.

Cette fonction nécessite une forte discrétion professionnelle.

Conditions de travail liées au poste :

 - Poste permanent à temps complet à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle (CDD de 3 ans renouvellement dans la limite de 6 ans avant CDisation),

- Cycle de travail de 39 heures par semaine ouvrant droit à 25 congés annuels et 23 RTT par an

- Rémunération statutaire et régime indemnitaire - Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux (Cat B)

 En rejoignant le Département, vous intégrez :

 - Une collectivité porteuse de valeurs fortes sur lesquelles elle a fondé son projet d'administration départementale - Agissons ensemble ! Pour mieux répondre au défi des exigences de qualité du service public tout en veillant au bien-être de ses équipes ;

- Un collectif professionnel engagé et en mouvement pour plus de modernité et d'efficacité dans son organisation et son action.

Nos atouts :

- Une organisation de travail souple et propice à l'équilibre personnel et professionnel dans un cadre de vie agréable,

- De réelles perspectives d'évolution professionnelle grâce à la diversité de nos actions et à l'ambition de nos projets.