Assistant(e) Moyens Généraux H/F

MISSIONS & ACTIVITÉS : 

  Elles sont notamment les suivantes :

 Assurer l’accueil d’Unicancer

• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques reçus au standard et répondre à des questions de 1er niveau posées par ses interlocuteurs
• Accueillir les visiteurs et prestataires dans les locaux
• Commander les coursiers et réserver les taxis sur demande
• Préparer l’accueil des nouveaux salariés (badges, clés, accès parking, etc…)

Gérer les salles de réunion

• Réserver des salles de réunion sur demande
• Gérer et mettre à jour le planning des salles
• Prévoir la logistique nécessaire : matériel informatique en lien avec la DSI, pauses, carte d’accès au RIE

Effectuer les travaux de secrétariat suivants :

          Gérer le courrier :

• Ouverture du courrier à l’arrivée, réception des mails et distribution
• Affranchissement du courrier au départ
• Entretenir les relations avec la Poste, le service courrier du site

           Centraliser les commandes de fournitures :

• Centralisation et validation des commandes des différents secteurs
• Réception et distribution des commandes
•  Suivi des réclamations, si nécessaire

            Valider les factures et mettre à jour les tableaux de suivi : Chronopost, pauses, repas de convives, poste de travail, fournitures…

 Apporter une aide administrative :

• Rédiger des courriers sur demande des services
• Aider ponctuellement à la saisie et comptabilisation de documents comptables (factures, contrats)
• Aider au classement et à l’archivage des documents
• Aider aux suivis des contrats (services généraux, logistique, prestataire de voyage)
• Gérer les signatures électroniques et leur délégation

Assurer une polyvalence des services généraux en lien avec les prestataires logistiques

• Contacter les prestataires des services généraux/logistique en cas de besoin et assurer leur référencement
• Demander des devis aux prestataires en cas de besoin à valider avec le DAF
• Assurer le suivi des commandes, facturations, livraison en lien avec le DAF et la comptabilité
• Optimiser les locaux disponibles en fonction des demandes (gestion de réservation de bureau - Flex office)

Assurer la coordination en matière d’obligation de sécurité (exercices d’incendie, etc…)

• Organiser régulièrement des formations en lien avec la sécurité (gestes qui sauvent, SST, guide-file, serre-file)
• Mettre à jour régulièrement les procédures liées à la sécurité (livret d’accueil des salariés)
• S’assurer, en lien avec les services techniques des sites ou en lien avec des prestataires de la mise aux normes des équipements de sécurité (extincteurs, plans d’évacuation, etc…)

Ce poste implique des activités régulières de manutention et le port de charges, notamment :

• Aménagement et configuration des salles de réunion (déplacement de cloisons mobiles et de mobilier)
• Réception, expédition et traitement de colis
• Manipulation et transport de fournitures (pack d'eau, papeterie,... )

CONNAISSANCES 

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Connaissance des procédures d’accueil et de sécurité
• Tache de secrétariat
   

CAPACITÉS

• Sens du service et de la communication.
• Organisation et rigueur
• Discrétion et confidentialité
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Courtoisie et diplomatie

FORMATION

• Bac à Bac+2 (type BTS Assistant Manager, Secrétariat, Accueil)

AVANTAGES

Mutuelle et Tickets Restaurants