Assistant(e) de programmes H/F

Sous la responsabilité d’un Directeur d’Agence, l’assistant programme assure l’ensemble des activités administratives allant de la gestion des opérations à la vie de l’agence afin de garantir un niveau de service client conformes à nos exigences.

Gestion opérationnelle

BET et Diagnostics :

• Rédaction de la lettre de commande ou du contrat du prestataire (conditions d’exécution de la mission, livrables attendus)

• Validation interne de la commande et mise en signature sur Docusign jusqu’à la signature de toutes les parties

Phase dossier marché :

• Rédaction suivant instructions du DT/DP de lettres de commande "Etudes et préparation de chantier » préalablement à la signature d’un OS Exécution afin de démarrer les études avant l’achat du foncier

• Recueil des documents administratifs obligatoires auprès des entreprise principales et de leurs sous-straitants  (KBIS RIB si paiement par ICADE & Caution si paiement direct par l'entreprise principale, assurances…) et transmission au pôle gestion opérationelle.

• Vérification pour chaque entreprise de la note INFO LEGALE >= 10/20 (sauf cas particulier), création et archivage des rapports sur BOX

• Dérogation à obtenir auprès  de la DAF en cas  d’ une note  INFO LEGALE < 10/20. 

• Vérification sur ATTESTATION LEGALE des documents obligatoires,
   Demande de mise à jour des documents auprès de l’entreprise si nécessaire

• Rédaction des Actes d’Engagement par lot, envoi aux entreprises pour signature

• Compléter les informations générales du CCAP puis faire compléter et valider le document par le Responsable Programme

• Préparation dossier courtier Assurance (transmettre attestation d’assurance des entreprises, PV de réception, PV levée de réserve,Attestation du bureau de contrôle)

• Constituer avec le DT le Dossier Marché avec la nomenclature des pièces

• Mise en signature du Dossier Marché sur Docusign ou Saqara

• Rédaction des ordres de service suivant les indications DT/Programmes (date d’effet, délai)

• Mise en signature des documents (Acte d’engagement / OS / Lettre d’engagement PPM)

• Renseigner le Tableau des entreprises consultées/retenues à chaque AO terminé

En amont du chantier :

• Création de l’opération dans ATTESTATION LEGALE (date D.O.C nécessaire) avec ajout de toutes les entreprises adjudicataires pour suivi contractualisation et pendant la phase travaux

• Suivi des affichages et constats des Permis de Construire

• Participer avec le RP/DP au montage et envoi des dossiers de GFA et dépôts de pièces notaire

• Mise en place de KALITI en début d’opération

• Dépôt des DROC

• Etablir et suivre la mise à jour de la déclaration préalable
  d’une opération et envoi au SPS +organismes de prévention

La  vie de l’opération :

• Participer à la réalisation de l’ensemble des dossiers des Comités des Opérations
• Suivi administratif des concessionnaires (mise en service, débranchement), des assurances et des syndics
• Fournir les documents contractuels aux bailleurs
• Signature et la diffusion des OS, TS, TMA, …
• Constitution du dossier CLEA (CERQUAL)

Organisation d’agence et relations extérieures