Assistant(e) de Direction Pôle Filière Femme Mère Enfant et Pôle Anesthésie-Réanimation - H/F

Assistant(e) de direction 

Missions générales :

o    Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur de pôles

o    Gérer l’agenda, les rendez-vous et les déplacements

o    Organiser les réunions et préparer les dossiers  

o    Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

o    Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus

o    Assurer le classement et l’archivage

o    Traiter le courrier et les mails

o    Enregistrer les ordres de missions et suivre les demandes de remboursement de frais

o    Assurer le suivi administratif des dossiers confiés

o    Préparer les éléments nécessaires aux réunions institutionnelles

o    Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi

Gestion administrative des conventions de mécénat et des partenariats

• Assurer le suivi administratif des conventions de mécénat et de partenariat
• Veiller à la complétude des dossiers avant leur instruction et au respect des procédures internes
• Assurer la coordination avec les directions fonctionnelles (Secrétariat général, Direction des affaires juridiques, Direction des finances …)
• Assurer le suivi des signatures, échéances, renouvellements et avenants
• Garantir la traçabilité documentaire des conventions

Organisation d'événements institutionnels (RMEF, Pièces Jaunes, Mickey …)

• Piloter l'organisation administrative et logistique des événements institutionnels (colloques, manifestations, réunions partenariales…)
• Élaborer des rétroplannings
• Coordonner les intervenants, les partenaires et les prestataires
• Gérer les invitations, les inscriptions et les confirmations
• Réserver les espaces, les équipements et les prestations
• Préparer les supports de présentation
• Organiser l'accueil des intervenants et des participants
• Assurer la coordination opérationnelle le jour des événements
• Assurer le chiffrage et le suivi budgétaire en lien avec les directions concernées

Missions communes au secrétariat de direction :

o   Accueillir et renseigner les professionnels ainsi que les différents publics se présentant à la Direction

o   Assurer le traitement du courrier entrant

o   Gérer les véhicules affectés à la Direction

o   Assurer la gestion des salles de direction et gérer le matériel mis à disposition en prêt

o   Assurer les commandes auprès de la reprographie

o   Gérer les commandes de fournitures

Assurer, en cas d’absence, le remplacement des assistantes de direction des directeurs du GH Pellegrin

 Compétences

Compétences techniques

·         Techniques d'assistanat de direction

·         Organiser et prioriser les activités

·         Concevoir des outils de suivi et des tableaux de bord

·         Maîtrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint) et des outils collaboratifs

·         Fonctionnement des établissements publics de santé

·         Environnement réglementaire du mécénat et des partenariats

·         Techniques rédactionnelles

Compétences relationnelles et organisationnelles

• Discrétion
• Réactivité et esprit d’initiative
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité