Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat (H/F)

Soliha Charente Maritime / Deux Sèvres recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat (H/F)

Missions :

 Accueil/standard, réception et gestion de la demande :

·        Assurer l’accueil téléphonique et physique ;

·        Informer les publics, orienter vers les interlocuteurs pertinents au sein de l’établissement et le cas échéant vers les différents partenaires ;

 Secrétariat-administration

·          Assurer la saisie informatique

·          Assurer le secrétariat et le lien administratif entre les particuliers, Conseillers Habitat, chargés d’opérations, techniciens et Organismes financeurs

·          Recueillir les documents administratifs et techniques nécessaires à l’instruction et la constitution des demandes d’aide et en vérifier la conformité, relancer les demandes complémentaires, assurer le traitement des réclamations.

·          Instruire et suivre les dossiers de financements (demandes de paiements, d’acomptes, de soldes, plans de financement…)

·        Effectuer les opérations classiques de secrétariat : courrier, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, saisie, tri, classement, archivage…

·        Assurer la mise à jour des fichiers partenaires et des outils propres à l’association

·        Gérer fournitures et commandes ;

·        Réceptionner, traiter et diffuser l’information en interne, en émission et réception (courrier, mails…) ;

·        Veiller à la transmission des informations entre les salariés et avec le siège.

Poste basé à l’agence de Bessines (79)

Horaires : temps partiel sur 4 jours - 28 heures hebdomadaire 

Salaire : Selon expérience + prime d’intéressement
Poste en CDD de 9 mois minimum

A pourvoir dans les meilleurs délais

Le dossier de candidature devra comporter un CV détaillé et une lettre de motivation

Compétences :

·      De niveau minimum BAC acquis par formation ou expérience professionnelle

·      Expérience en accueil téléphonique/standard indispensable

·      Connaissances générales en secrétariat et bureautique, Techniques de secrétariat indispensables

·      Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques, saisie informatique (pack office, traitement de textes, tableurs, gestion base de données, outlook)

·      Capacité d’assimilation des textes et procédures administratives

·      Autonomie, sens de l’organisation, disponibilité, capacité d’adaptation, sens du relationnel

·      Une expérience dans des missions similaires serait un plus

·      Adhésion au projet social et aux valeurs de l’association Soliha

·      Savoir gérer un outil de gestion de base de données et d’activités en interface avec la direction et les différents pôles de l’association

 Qualités requises :

·        Rigueur et organisation : capacité à gérer un volume important de contacts téléphoniques et rédiger des fiches contacts claires

·        Dynamisme, motivation et curiosité pour le projet associatif de SOLIHA

·        Vraies qualités relationnelles : accueil tout public, sens de l’écoute, attitude positive,

·        Être réactif : rappeler les demandeurs selon des délais imposés, savoir se mobiliser sur des évènements portés par l’établissement

·        Maîtrise parfaite des outils bureautiques et numériques

·          Qualité rédactionnelle et bonne orthographe (gestion boite mail de l'association) 

·        Capacités d’initiatives, d’autonomie et de travail en équipe

·        Capacités d’adaptation et de polyvalence, de priorisation

·        Discrétion et sens de la confidentialité

·        Veiller au respect des procédures internes

·        Rendre compte et alerter