Assistant administratif relations internationales h/f

Sous la supervision de la cheffe de service Relations internationales et éducation artistique et culturelle et en lien avec le chargé de mission relations internationales.

1/ Mobilités entrantes et sortantes

Pour tous les étudiants inscrits à l’INSPÉ de l’académie de Versailles :

• coordonner les mobilités entrantes et sortantes dans le cadre du programme ERASMUS+, en lien avec la Direction Formations Internationales et Mobilités de CY-Cergy Paris Université.

• Travail collaboratif avec les responsables de formation : traitement des nominations, élaboration des contrats d’étude et des emplois du temps etc

• Travail collaboratif pour le suivi administratif des étudiants Incoming avec les secrétariats pédagogiques (assiduité, relevés de notes etc)

• Secrétariat pédagogique pour les étudiants Erasmus +

• Organisation des soutenances du Portfolio (2 fois par an)

• Suivi des conventions de stage avec le service de la scolarité pour la mobilité sortante de stage

• Suivi des demandes d’hébergement au CROUS 

• Coordination des mobilités sortantes d’études.

Pour les personnels de l’INSPÉ composante CY

• Suivi administratif des dossiers de mobilité des personnels

2/ Suivi budgétaire des dépenses du service RI

3/ Valorisation de la politique des RI de l’INSPÉ

• Coordination logistique de la participation de l’INSPÉ aux Erasmus Days CY

• Logistique et suivi administratif de l’accueil de délégations étrangères et de personnels d’universités partenaires

• Participation à la communication externe

• Suivi des demandes sur l’adresse générique

Activités principales :

• Saisir et mettre à jour des bases de données et des tableaux de suivi

• Saisir et mettre à jour des documents divers, les reproduire et les diffuser

• Retranscrire des informations orales à l’écrit

• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs concernés

• Traiter les informations et demandes en interne

• Participer aux opérations de logistique du service

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service et l’orientation des interlocuteurs internes et externes

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  

Déplacements sur les 4 sites INSPÉ possibles et à Cergy en centrale.

Compétences :

• Accueillir et prendre des messages

• Accueillir toutes demandes et y répondre

• Enregistrer et classer les documents

• Rédiger des rapports ou des documents

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

• Utiliser les outils bureautiques de l’environnement Microsoft Office 365 et connaissance de la plateforme Démarches Numériques

Qualités :

• Sens de l’organisation et de respect des délais

• Rigueur et attention aux détails dans la relecture des documents administratifs

• Ouverture et disposition à demander de l’aide

• Réactivité et capacité à gérer des situations imprévues avec efficacité

• Sens relationnel

• Sens du service public : discrétion, déontologie, confidentialité, neutralité

• La connaissance de l’anglais ou d’outils de traduction sont appréciés

Conditions de travail :

📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement) et aux agents non titulaires

⏳ CDD de 1 an renouvelable

🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

💻 Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

🎓 Politique de formation interne développée

📍 Poste basé à St Germain en Laye

🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération :

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie C/ATRF) : entre 1500€ et 1750€ net par mois / reprise de la situation administrative pour les titulaires.