Assistant administratif

Vos missions en quelques mots

MISSIONS D’ACCUEIL GÉNÉRAL

•Accueillir, renseigner et orienter physiquement et téléphoniquement les usagers vers les services ou organismes compétents en donnant un 1er niveau d’information ;

•Récolter les informations essentielles de manière à pouvoir déléguer les demandes aux différents services concernés ;

•Réceptionner et remettre différents documents d’information et de communication ;

•Enregistrer et contrôler l’accès des visiteurs des étages de l’hôtel de ville

•Gérer les présentoirs (exemple : mettre à jour la documentation municipale) et l’affichage des informations municipales (petites annonces) ;

•Veiller aux conditions d'accueil des usagers (image du service, aménagement des espaces, documentation mis à disposition, temps d'attente, lien avec les services…)

•Harmoniser l'information délivrée au guichet et plus largement les pratiques et postures professionnelles;

•Gérer l’affichage des réservations des salles

•Assurer la mise à jour des outils de suivi de l'activité du guichet et des procédures et/ou instructions écrites.

•Veille des informations interservices (organigramme services municipaux et intercommunaux, absences, nouveaux agents, évènements ponctuels, enquêtes publique...)

•Rapporter les activités,incidents et informations avec sa hiérarchie

• Gérer l’ouverture et fermeture des portes principales, vérification de la fermeture des fenêtres du hall d’entrée, des salles de réunion, de l’absence d’usager aux toilettes

MISSIONS ET ACTIVITÉS SECONDAIRES DU POSTE :

- Tâche diversifiée sur demande de la hiérarchie

- Guide file dans le cadre sécuritaire du bâtiment

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o074261013001178-assistant-administratif-charge-accueil?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Profil recherché

SAVOIRS

- Être titulaire d'un bac et/ou posséder une expérience réussie sur un poste similaire

- Connaissances de l’organisation générale des services de l’administration

- Connaissances des procédures administratives

- Connaissance des outils informatiques et bureautiques

SAVOIR FAIRE

- Utilisation de logiciels « métier », rendez-vous en ligne...

- Rédiger avec précision et clarté

- Pratiquer une ou plusieurs langues étrangères

- Faire preuve de diplomatie, savoir désamorcer les tensions avec les usagers

- Garantir la confidentialité des échanges et des informations

- Faciliter le traitement des questions et démarches administratives

- Maintenir une communication claire et professionnelle

- Rédiger des messages et des courriels adaptés au contexte

- Suivre les livraisons

- Gérer les plaintes et les réclamations

- Assurer le lien avec les services de maintenance

- Participer à l'amélioration continue des procédures d'accueil

SAVOIR ÊTRE

- Être à l’écoute et faire preuve d’empathie

- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs fixés

- S’adapter avec réactivité aux diverses situations

- Respecter le devoir de confidentialité et de discrétion

- Faire preuve de flexibilité et de polyvalence

- Travailler en équipe

- Appliquer une rigueur constante

Qui sommes-nous ?

La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.

La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

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Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.

Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.

En savoir plus sur l'employeur

À propos de l'offre

Informations complémentaires recrutement@chamonix.fr

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Conditions particulières d’exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Fondement juridique

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Statut du poste

Vacant à partir du 01/11/2026

Métier de référence

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager