Agent Etat civil Population (H/F)

Au sein du service État civil et Population, vous assurez l’accueil, l’information et l’accompagnement des usagers dans leurs démarches, ainsi que le traitement et le suivi des dossiers relevant de l’état civil, du domaine funéraire et de la gestion administrative.

Vous contribuez à la fiabilité, à la confidentialité et à la bonne conservation des actes et des données traités, dans le respect des procédures et des principes du service public. Vous assurez également le rôle de référent Archives pour le secteur Est.

Vous serez notamment amené à :

État civil et domaine funéraire

• Rédiger les actes d’état civil, en assurer la mise à jour et la conservation ;

• Assurer le suivi des dossiers de mariage et de parrainage civil et participer aux célébrations ;

• Enregistrer les demandes de PACS ;

• Délivrer les copies et extraits d’actes d’état civil ;

• Rédiger les actes de concessions et délivrer les autorisations funéraires ;

• Suivre les concessions à reprendre et mettre à jour les fichiers du cimetière ;

• Garantir l’authenticité, la fiabilité et la confidentialité des actes.

Accueil et relation aux usagers

• Accueillir, informer et orienter les usagers en présentiel, par téléphone et par courriel, dans le respect de la laïcité et de la neutralité du service public ;

• Analyser les demandes, les reformuler, évaluer leur urgence et orienter vers le bon interlocuteur ;

• Renseigner les usagers sur les démarches, les procédures et les pièces nécessaires ;

• Garantir la continuité de service : ouverture et fermeture de l'accueil, gestion du standard, renseignement sur l'organisation municipale

• Adapter son discours aux différents publics et gérer les situations sensibles ou les tensions avec écoute, calme et diplomatie ;

• Veiller à la confidentialité des informations et au respect des usagers.

Gestion administrative

• Assurer le traitement et le suivi des demandes de titres d’identité ;

• Enregistrer les inscriptions et changements d’adresse sur les listes électorales ;

• Assurer l’enregistrement des recensements citoyens et des attestations d’accueil ;

• Informer et accompagner les usagers dans leurs démarches et veiller à la fiabilité et à la mise à jour des données administratives.

Référent Archives – secteur Est

• Informer les agents sur les procédures d’archivage ;

• Prendre en charge les versements et centraliser les demandes d’élimination ;

• Accompagner les services pour les consultations et emprunts d’archives.