Agent d'accueil et de gestion adminitrative

Vos missions en quelques mots

L’agent d’accueil a pour rôle principal d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public. Il représente l'image de la collectivité auprès des visiteurs. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l’état civil dont il a la charge. Parmi ses autres fonctions, l’agent d’accueil et d’état civil prend en charge la gestion du courrier postal et assure aussi des fonctions d’assistanat auprès des élus et de la Direction.

Accueil et information du public ◘ Accueillir, renseigner et orienter les usagers, sur place et par téléphone ◘Accompagner les démarches courantes : état civil, inscriptions scolaires, listes électorales, recensement militaire, sortie de territoire, attestations d'accueil, location de la salle des fêtes ◘ Enregistrer les réclamations et en assurer le suivi auprès des services concernés ◘ Tenir à jour l'affichage et la documentation à destination des administrés

Agence postale communale ◘ Assurer les opérations postales : affranchissement, vente de timbres et d'enveloppes, dépôt et retrait des lettres et colis, recommandés, procurations courrier, contrats de réexpédition ◘ Réaliser les opérations financières de proximité (retraits et versements d'espèces sur compte courant postal ou livret d'épargne)

État civil ◘ Constituer et suivre les dossiers de naissance, mariage, PACS, parrainage civil et décès ◘ Accueillir les familles et les accompagner dans leurs démarches avec dignité et discrétion ◘ Rédiger et éditer les actes, tenir les tables annuelles et décennales, légaliser les signatures

Secrétariat du Maire et de la Direction ◘ Gérer l'agenda du Maire et préparer ses rendez-vous ◘ Trier, enregistrer, numériser et diffuser le courrier postal et électronique ◘ Rédiger les courriers courants (invitations, réponses, cartes)

Missions complémentaires ◘ CCAS : organisation des repas et des colis, en lien avec l'élu aux affaires sociales ◘ Urbanisme : enregistrement et transmission des demandes et décisions, rédaction des arrêtés de voirie ◘ Tirage au sort du jury d'assises, commandes de fournitures, mise à jour des listes (élus, associations, entreprises)

Profil recherché

Savoir-faire ◘ Une première expérience en accueil et gestion administrative est vivement appréciée ◘ Maîtrise des techniques d'accueil, de secrétariat et de communication ◘ Bonnes connaissances en état civil et du fonctionnement d'une commune ◘ Maîtrise des outils bureautiques et de messagerie ; la connaissance des logiciels Berger-Levrault (état civil, périscolaire) serait appréciée

Savoir-être ◘ Sens du service public et qualités relationnelles, d'accueil et d'écoute ◘ Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et esprit d'initiative ◘ Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel ◘ Capacité à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence

Qui sommes-nous ?

La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.

La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

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Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.

Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.

En savoir plus sur l'employeur

À propos de l'offre

Informations complémentaires

Candidatez sur le site en transmettant un CV et une lettre de motivation. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.

Pour plus d'information sur le poste, envoyer un e-mail à l'adresse dgs@genissieux.fr

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Conditions particulières d’exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Fondement juridique

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Statut du poste

Vacant à partir du 05/11/2026

Métier de référence

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie