Agent administratif en charge de la communication des dossiers patients et des contentieux - H/F

Secteur : Direction des Affaires Juridiques et des relations avec les usagers

Domaine : Affaires juridiques et relations usagers

Missions du poste

a)      Demandes de communication des dossiers médicaux des sites de Grenoble et Voiron

• Réception des demandes émanant des patients ou de leur famille (ayant droit, parents, tutelle…)
• Retour fait à ces demandes expliquant la procédure à suivre (pièces à fournir notamment)
• Validation de la demande (ou demande d’éléments complémentaires) – être attentifs aux documents transmis
• Recherche des différents services dans lesquels le patient a séjourné dans le logiciel en vigueur (Cristal ou autre logiciel). Des vérifications sont indispensables car les informations données par les demandeurs sont souvent imprécises (ex : uniquement l’année d’hospitalisation) 
• Transmission de demandes aux services concernés (secrétaire référente ou secrétaire dédiée) via le logiciel Qualnet (saisie des informations + scan à joindre à la demande)
• Gestion des appels téléphoniques des demandeurs souhaitant connaître la procédure de transmission du dossier médical ou pour le suivi de leur demande
• Gestion des demandes de dossiers anciens (recherche du service, échanges avec les patients pour essayer d’obtenir des informations etc.)
• Accueil physique des personnes souhaitant obtenir la communication d’un dossier médical dans le cadre ou non d’une urgence
• Gestion des demandes émanant du CNAOP (accès aux origines personnelles), de l’ONIAM (indemnisation des accidents médicaux)
• Gestion des courriels adressés (très variés)

·         Etablir un bilan régulier des demandes de dossier patients

·         Participer à toute évolution de la procédure (si besoin)

b)      Gestion des contentieux matériels du site de Grenoble

·         Déclarer les pertes matérielles du site de Grenoble sur la plateforme d’échange avec l’assurance du CHU, en lien avec les autres professionnels de l’équipe direction juridique usagers :

·         Recueillir les inventaires et rapports incidents

·         Déclarer les sinistres

·         Suivre les dossiers et demander les pièces justificatives aux patients en vue de leur dépôt sur le site

·         Mettre à jour le tableau de suivi

·         Répondre aux réclamations liées aux contentieux matériels

c)       Autres missions - adaptabilité

Une capacité d’adaptation est importante pour ce poste. Les missions peuvent évoluer en fonction de l’évolution de la réglementation et des besoins de l’hôpital.

Compétences spécifiques demandées :

Respect du secret professionnel, de l'obligation de discrétion professionnelle et des règles de confidentialité.

- Appétence à travailler dans le milieu hospitalier

- Organiser et prioriser les activités du poste

- Capacités relationnelles

- Faculté à établir un dialogue professionnel avec les usagers

- Dynamisme, engagement, et force de propositions

Utilisation des outils informatiques :

·         Logiciel Cristal-link, SWAP, Easily

·         Logiciel QUALNET

·         Outils bureautiques

Autres informations :

Horaires de travail (à titre indicatif) =>

-       Horaires : 08h30-16h20

-       Astreintes : néant

Temps de travail : 7H30 (15 jours de RTT)