Adjoint administratif au service administratif régional de Lyon

Vos missions en quelques mots

I Vos activités principales

L’adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d’exécution, comportant la connaissance et l’application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d’accueil et de secrétariat. Au sein du service administratif interrégional, il a vocation à être affecté notamment au secrétariat du DDARJ, au service des frais de déplacement, des ressources humaines, de la formation ou de la gestion budgétaire et comptable.

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L’adjoint administratif peut être chargé, sous l’autorité du responsable de gestion du service d’affectation et du secrétaire administratif, des missions suivantes : 1- Secrétariat et accueil

- gestion des flux de courrier (postal et électronique) : traitement, suivi et classement ;

- diffusion de l'information suivant les directives ;

- accueil physique et téléphonique, analyse de la demande et orientation vers la personne ou le service compétent ;

- mise en page de documents administratifs ;

- saisie informatique ;

- collecte d’éléments statistiques et renseignement des tableaux de bord

- gestion des fournitures ;

- classement et archivage des documents et dossiers. 2- Gestion administrative et comptable

Selon le service d’affectation :

- gestion de dossiers RH : suivi de l’évolution individuelle des carrières des personnels, contrôle des échéances des différentes positions administratives, suivi les demandes de temps partiels et recours éventuels, constitution des dossiers d’accidents de service, information des agents sur leurs droits et obligations, mise en forme les dossiers disciplinaires, gestion de la paie… ;

- gestion des dossiers du service des frais de déplacement : vérification des états de frais, saisie dans Chorus des états de frais des conciliateurs et conseillers prud’hommes, vérification des ordres de mission dans Chorus DT… ;

- gestion des dossiers du service de la formation : prise en charge de l’organisation de la formation initiale des adjoints et secrétaires administratifs, saisie des formations sur l’applicatif dédié, enregistrement et suivi des candidatures à des formations, préparation des conventions des formateurs occasionnels pour leur paiement… ;

- exécution comptable et gestion sur le logiciel Chorus : saisie des engagements juridiques, réception et traitement des factures, vérification des écritures comptables relatives aux dépenses et recettes…

Compétences attendues

Savoirs

- Applicatif(s) métier(s)

- Circuits administratifs

- Organisation judiciaire et administrative

- Outils bureautiques

Savoir-faire

- Alimenter les tableaux de bord et statistiques

- Donner une information juridique et/ou procédurale

- Maitriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

- Maitriser les techniques de classement et d'archivage

- Maitriser les nouvelles technologies

- Travailler en équipe

Savoir-être

- Avoir le sens de l'organisation

- Avoir le sens des relations humaines

- Faire preuve de discrétion

- Faire preuve de polyvalence.

Localisation

Localisation : 1 boulevard Marius Vivier Merle 69005 Lyon

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

Secrétariat du DDARJ : sec.ddarj.sar.ca-lyon@justice.fr : 04 11 23 24 50

Qui sommes-nous ?

Le service administratif régional de la cour d’appel de LYON est installé au sein de la tour Swiss Life au 1 boulevard Marius Vivier Merle 69003 LYON, dans le quartier de la Part-Dieu.

Il est dirigé, sous l'autorité conjointe du premier président et de la procureure générale, par le directeur délégué à l'administration régionale judiciaire (DDARJ).

Il assiste les chefs de cour dans l'exercice de leurs attributions en matière d'administration des services judiciaires au sein du ressort de la cour d'appel de Lyon dans différents domaines : gestion des ressources humaines, formation du personnel (à l'exception de celle des magistrats), préparation et exécution des budgets, passation des marchés publics, gestion informatique et gestion du patrimoine immobilier.

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Il comprend des agents fonctionnaires contractuels.

À propos de l'offre

Informations complémentaires

Groupe IFSE : 2 ** Socle indemnitaire 4800 € bruts annuels

Durée d’affectation attendue sur le poste : 3 ans

Tous les adjoints administratifs extérieurs au ministère de la justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement devront prendre attache avec le recruteur pour recevoir la note de mobilité ainsi que la fiche de candidature utile.

Par ailleurs ils devront transmettre les documents suivants :

- leur fiche de candidatures, a remplir manuellement, avec l’avis de leur administration d’origine relatif a leur départ;

- pour les postes avec entretien préalables, un curriculum vitae et une lettre de motivation;

- le cas échéant, les pièces justifiant d'une situation ouvrant droit a des priorités, y compris pour les centres d’intérêts matériels et moraux (CIMM);

- leur dernier arrêté d'avancement d’échelon;

- leurs trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel, le cas échéant; et leur état des services.

L’ensemble de ces documents doit être envoyé a l’adresse suivante : ddarj.sar.ca-lyon@justice.fr

Les agents actuellement places en position de détachement au sein du ministère de la justice dans le corps interministériel des adjoints administratifs ne disposent pas d'un droit a mutation. Dans l'hypothèse ou ils souhaiteraient un changement d'affectation, il leur appartient de mettre un terme au détachement en cours et de solliciter un nouveau détachement sur l'affectation envisagée.

Statut du poste

Vacant à partir du 01/03/2027

Métier de référence

Secrétaire