2 postes de secrétaire médicale Oncologie - H/F

Secrétaire médicale en Unité d’Hospitalisation de Jour, des consultations et d’hospitalisation d’oncologie (secrétariat mutualisé).
Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.

Missions principales
- Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l’établissement (médecins, cadres, etc…),
- Production des courriers médicaux (de consultation, des cures de chimiothérapie, d’expertises, administratifs, nutrition et du Comité d’Onco-Hématologie),
- Gestion du courrier arrivé et départ,
- Classement des dossiers de consultation ainsi que des classeurs de chimiothérapie dans le dossier hospitalier,
- Gestion des boîtes mails secrétariats,
- Numérisation des documents,
- Gestion du courrier externe et interne,
- Gestion des messages pour les médecins (agenda, demandes RDV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…).

Missions annexes / spécifiques
 Correspondance et gestion des dossiers avec la secrétaire des 3C.
 Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins,
 Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales,
 Prise des rendez-vous des expertises et frappe des certificats médicaux d’expertise,
 Préparation minutieuse des consultations d’Oncologie (appel de chaque patient avant chaque consultation, récupération de l’ensemble des bilans et autres examens nécessaires à la consultation du jour…),
 Codage du PMSI dans WEBDIAG des chimiothérapies sur l’Hôpital de Jour après récupération du CIM 10 sur la fiche RCP,
 Préparation, gestion et suivi du Comité,
 Saisie Primo-chimio orale,
 Création et gestion informatique du planning HM (consultations – consultations urgentes et HDJ),
 Gestion des messages des patients,
 Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire,
 Mise à jour du tableau des astreintes médicales mensuelles
 Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires,

LIENS HIERARCHIQUES

HIERARCHIE ADMINISTRATIVE
- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).

HIERARCHIE FONCTIONNELLE

- Chef de Pôle,
- Chef d’UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- Cadre de Santé du service.

LIENS FONCTIONNELS

INTERNES 
- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d’Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.

EXTERNE

- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.

Conditions d’exercice
Rythme de travail :
JOUR  Amplitude : 7 H 40
Horaires : 8H20 – 16H00 ou 8h30-16h10 ou 9H20 – 17H00
Exigences relationnelles :
- Discrétion,
- Ecoute et disponibilité,
- Réactivité,
- Travail en équipe,
- Polyvalence,
- Adaptabilité,
Autres :
Secrétariat mutualisé, de l’hôpital de jour et des consultations d’oncologie, d’hospitalisation, USP équipe de quatre secrétaires médicales + une secrétaire UMSP.
Logiciels utilisés :
• WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK,
• SPICO,
• HOPITAL MANAGER,
• CURSUS,
• Internet et Intranet.

Centre Hospitalier de Carcassonne - 1060 Chemin de la Madeleine CS40001
11010 CARCASSONNE CEDEX - 04.68.24.24.24 - www.ch-carcassonne.fr
Profil
Pré requis obligatoires :
 Aisance à la saisie des comptes rendus,
 Maîtrise de la terminologie médicale,
 Savoir-être.
Pré requis souhaités
 Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques.
• Maîtrise de la fonction d’accueil.
 Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
 Compétences sociales :
• Travail en équipe.
• Transmission de l’information.
•Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
 Compétences organisationnelles :
• Facilités d’adaptation à la polyvalence.
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.